Ces fichiers étaient jusqu’alors soumis à déclaration sous une forme simplifiée. Cette procédure est désormais supprimée aux conditions suivantes :

  Le fichier doit se limiter aux informations sur l’identité des personnes, leurs adresses (y compris électronique), numéros de téléphone ou de télécopie, titres et fonctions. Les centres d’intérêts des personnes peuvent être collectés. Toutefois l’information relative aux centres d’intérêts ne doit pas faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes ou des éléments relatifs à la santé ou à la vie sexuelle des personnes.

  Le traitement doit avoir pour seul objectif la constitution d’un fichier à des fins d’information ou de communication externe : tel est par exemple le cas de l’abonnement à la lettre municipale, la tenue d’un fichier de journalistes pour l’envoi d’informations ou encore la gestion des convocations aux assemblées générales pour les actionnaires.

  La dispense de déclaration ne s’applique pas à un fichier ayant pour objet l’envoi de sollicitations commerciales ou encore le démarchage politique et électoral. Elle ne s’applique pas non plus si le responsable du traitement envisage de commercialiser sa base de contacts à des fins de prospection.

  Le fichier peut être constitué à partir d’une collecte opérée via un site web. Dans cette hypothèse, l’exploitation des données de connexion aux seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site est possible.

Les fichiers qui n’entrent pas le cadre fixé par cette décision de dispense restent en revanche soumis à une déclaration préalable auprès de la CNIL.

Source : CNIL